Opdracht

Categorie Administratie & Secretariaat

< Terug naar overzicht

PMO Medewerker0 reacties

Status: Gesloten
Datum plaatsing: 18/01/2018
Op locatie: Ja, - Limburg - België
Termijn van uitvoering: 1 jaar
Omschrijving: Algemeen • Communicatie met IT Management Team & Business verantwoordelijken • Beheren van Project Office internal website • Opzetten en beheren van een applicatie overzicht van alle door IT geleverde oplossingen aan de organisatie Projecten • Aanmaken van projecten in diverse systemen en communiceren aan belanghebbenden • Opvolgen, verzamelen en samenvoegen van alle project 1 pagers t.b.v. input voor ExCom en DirCom • Algemeen beheer van project management templates • Opzetten van project sites in diverse tools en overdracht aan PM’s • Ondersteunen van de PM bij meetings (meeting minutes) en wanneer extra nood vanwege PM’s • Opzetten en onderhouden van projectbestanden (meeting minutes, PID, …) • Controles uitvoeren dat de verplichte elementen in een project worden uitgevoerd (bv. Stuurgroep, Project Team meeting, meeting minutes, risk log, lessons learned, …) • Verzamelen van project actuals (tijdsregistraties & facturatie) Portfolio Management • Eerste point-of-contact zijn tussen de hele organisatie en IT t.b.v. wijzigingen en projecten • Verwerken van nieuwe ideëen / nieuwe verzoeken • Initiële communicatie met project/wijziging aanvragers • Aansturen en opvolgen van de intake processen tot een PM is aangewezen • Up to date houden van de Portfolio Board (VSTS) • Inplannen van Portfolio Board meetings • Documenteren van de beslissingen van de Portfolio Board (inclusief prioriteiten) • Plannen van vergaderingen t.b.v. van project/idee voortgang met belanghebbenden • Toekennen van projectnummers en communiceren aan alle belanghebbenden Release Management • Up-to-date houden van de Release Schedule • Zorgen dat release notes beschikbaar zijn • Release notes uploaden in de Release Schedule • Release Management deliverables opvolgen binnen de projecten • Communicatie naar de gehele organisatie inzake nieuwe releases Capacity Planning • Opvolgen van de algemene IT capaciteitsplanning (wie werkt tot wanneer op welk project) • HL inplanning van mogelijke nieuwe initiatieven, rekening houdend met de beschikbare capaciteit • Opvolgen van de ingevulde timesheets per week & per maand • Opvolgen van geplande vakanties van de IT medewerkers • Opvolgen van ziektedagen (en andere afwezigheden) van de IT medewerkers • Opvolgen met HR van de algemene parameters en planningen van de interne IT medewerkers • Opvolging van de contract afspraken voor de externe IT medewerkers Kennisdeling • Plannen en faciliteren van brown bag meetings binnen Project Office t.b.v. kennisdeling • Verzamelen van algemene informatie en communicatie binnen hele organisatie via specifieke tool Project Office • Beheren van diverse Project Office templates (bv. Project 1 pager, Meeting minutes, Project Initiatie Document, Stuurgroep presentatie, Project Team presentatie, …) • Beheren van de takenbord van Project Office • Inplannen en organiseren van de maandelijkse Project Office offsites (bv. lunch) • Inplannen en organiseren van de wekelijkse Project Office meetings • Opleidingen van Project Office team organiseren Contract Management • Beheren en opvolgen van de contracten met de leveranciers voor de externe medewerkers • Standardiseren van contracten met leveranciers • Uitwerken van standaard templates (RFP, RFI, contract voor inhuur, …) Financial Controlling • Opvolgen van de IT budgetten (budget, actuals, delta’s, …) • Faciliteren van goedkeuringen van facturen op IT budgetten
Om te kunnen reageren op deze opdracht heb je een lidmaatschap nodig (al lid? meld je dan aan bovenaan de website). Voor €70 excl btw kun je een jaar lang onbeperkt reageren op alle opdrachten. Lid worden